Datenaustausch Pflegeversicherung: Umgang mit Bestandsmeldungen

Ab April 2025 steht Arbeitgebern und Zahlstellen das neue Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung zur Verfügung. Als beitragsabführende Stellen für den Pflegeversicherungsbeitrag können über dieses Verfahren Informationen zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der beim Beitragsabschlag berücksichtigungsfähigen Kinder elektronisch abgerufen werden.

Der GKV-Spitzenverband hat am 31. März 2025 die „Grundsätzlichen Hinweise zur Differenzierung der Beitragssätze in der Pflegeversicherung nach Anzahl der Kinder und Empfehlungen zum Nachweis der Elterneigenschaft“ veröffentlicht, die auch beschreiben, was Arbeitgeber und Zahlstellen im Zusammenhang mit den am Stichtag 1. Juli 2025 zu erstellenden Bestandsmeldungen zu beachten haben.

Arbeitgeber und Zahlstellen haben neue Arbeitnehmer und Versorgungsbezieher ab 1. Juli 2025 zu gesetzlich definierten Zeitpunkten am Verfahren elektronisch an- und abzumelden. Auf Grundlage der Anmeldung erfolgen eine unmittelbare Rückmeldung durch das BZSt sowie weitere proaktive Meldungen bei Änderungen in Bezug auf die Elterneigenschaft und die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder. Für Bestandsfälle ist zum 1. Juli 2025 ein Initialabruf per Bestandsmeldung mit Stichtag 1. Juli 2025 vorzunehmen. Diese Pflicht geht mit einer Übergangszeit von sechs Monaten einher. Die Grundsätzlichen Hinweise stellen nun klar, wie bei den Bestandsmeldungen in der betrieblichen Praxis mit unterschiedlichen Fallkonstellationen umzugehen ist:

Bisheriges Ergebnis wird per Bestandsmeldung bestätigt:

Gegenüber dem Arbeitgeber oder der Zahlstelle vor dem 1. Juli 2023 erbrachte Nachweise der Elterneigenschaft (für vor dem 1. Juli 2023 geborene Kinder) sowie in der Zeit vom 1. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2025 (ggf. im vereinfachten Nachweisverfahren durch einfache Mitteilung) erbrachte Nachweise der Elterneigenschaft und der Anzahl der Kinder bleiben wirksam, wenn das Ergebnis mit der Bestandsmeldung zum 1. Juli 2025 bestätigt wird.

Bisheriges Ergebnis weicht von der Bestandsmeldung zum 1. Juli 2025 ab:

Sofern die sich aus der Bestandsmeldung ergebenden Angaben zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder zum 1. Juli 2025 zu Ungunsten des Arbeitnehmers/Versorgungsempfängers von den bisher mitgeteilten Angaben abweichen, werden von dem Arbeitnehmer/Versorgungsbezieher für die Zeit ab dem 1. Juli 2025 Nachweise zur Elterneigenschaft und allen jeweiligen Kindern benötigt. Dann wirken sie rückwirkend zum 1. Juli 2025. Werden keine Nachweise eingereicht, ist keine weitere Berücksichtigung der Elterneigenschaft und der Anzahl der Kinder möglich. Für die Zeit bis zum 30. Juni 2025 erfolgt keine rückwirkende Korrektur zulasten des Arbeitnehmers/Versorgungsbeziehers.

Eine rückwirkende Korrektur (Erstattung) ist hingegen – längstens für die Zeit bis 1. Juli 2023 – vorzunehmen, sofern die Daten zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder im automatisierten Übermittlungsverfahren von den im vereinfachten Nachweisverfahren durch einfache Mitteilung gemachten Angaben zugunsten des Mitglieds abweichen. Das gilt selbst dann, wenn der Arbeitnehmer/Versorgungsempfänger in dem Zeitraum vom 1. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2025 der Anforderung der beitragsabführenden Stelle oder der Pflegekasse zur Mitteilung der erforderlichen Angaben zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder nicht oder nicht vollständig nachgekommen ist.